Home office : les bonnes pratiques

Le home office, traduit en français par télétravail, est une forme de travail à distance en utilisant des outils de télécommunication. Tout a commencé dans les années 70. Quand le téléphone et le fax ont fait leur apparition, de nouveaux types de travail ont vu le jour. L'arrivée sur le marché de l'ordinateur personnel et la mondialisation économique ont permis la délocalisation et/ ou l'externalisation de certains activités. La pratique est devenue universelle et beaucoup de gens mobiles (consultants, freelancers, commerciaux, journalistes, t-rédacteurs, etc.) optent pour le télétravail à Madagascar malgré le manque de régulations sur sa pratique.

Cela fait 11 ans que je travaille en home office. J'ai passé une bonne partie de ces temps à la maison, mais j'ai également fait appel à des services d'espaces partagés (coworking space) pour des raisons que j'expliquerai plus tard dans ce billet. Pour information, home office indique surtout le travail à distance, en dehors des locaux de l'entreprise et/ ou organisation employeur. Ceci peut être effectué depuis votre foyer, mais également un bureau satellite, un coworking space ou de manière nomade.

Bonnes pratiques

Voici quelques astuces et conseils que j'aimerais partager en ce moment de confinement où plusieurs personnes sont obligées de faire recours au télétravail.

 Volonté : Ce n'est pas toujours facile de s'adapter au télétravail. Cela demande une volonté d'adaptation et de rigueur. Le risque de distraction est très élevé et c'est surtout pour cela que l'auto-discipline et le fait d'avoir certaines règles peuvent aider. Mais en tout cas, la volonté, le souhait et l'envie du télétravailleur sont les points de départ.

 Outils : Il faut d'abord avoir de l'électricité et de l'internet. Certains quartiers peuvent connaître des coupures d'électricité, le fameux "délestage". Il faut en tenir compte quand on parle de home office dans notre contexte. Sinon, l'ordinateur et le téléphone sont les outils de base nécessaires. Ensuite, dépendant des activités il se peut qu'on soit emmené à investir en server cloud pour stocker les données, en logiciel pour certains travaux (call center, graphic design, comptabilité, etc.), en sécurité, etc.

 Espace dédié : L'ergonomie du travail est un sujet beaucoup discuté. L'objectif est de gagner à la fois en productivité de l'entreprise et/ ou organisation ainsi qu'en confort et sécurité pour le travailleur. C'est important ! Je ne vais pas rentrer en détail, mais je propose les quelques idées simples suivantes pour pouvoir se sentir bien à son bureau à domicile.

Espace de travail distinct ! L'espace de travail devrait être bien distinct du reste de la maison. Il faut bien être d'accord avec vos proches que quand vous travaillez, il faut éviter au maximum les dérangements. Il faut vous considérer comme absent de la maison. Les enfants à partir de 3,5 ans peuvent comprendre et s'adaptent avec de bonnes méthodes d'explication et d'éducation.

Privilégiez la lumière naturelle ! Ceux qui font de la vidéo savent combien la lumière naturelle dehors suffit pour avoir de bonne qualité d'image. Ben sachez que cette lumière naturelle peut également aider à se sentir bien dans sa peau et être motivé. Pour cela, je propose souvent de d'installer votre bureau à la portée d'une lumière naturelle, pourquoi pas devant une fenêtre.

Egayez votre pièce ! C'est très important de se sentir à l'aise et mieux à son lieu de travail. Dans chaque entreprise et/ ou organisation pour qui j'ai travaillé, j'ai toujours insisté sur le fait d'avoir des murs gaies, avec des décorations, des photos, ainsi qu'une plante dans la pièce. Mes collègues ont toujours été ravis par la suite... C'est pareil pour tout le monde, voir les photos des gens à qui on tient sur notre bureau, avoir des toilettes propres et qui sentent bon, avoir des décorations sur le mur, etc. ne peuvent que nous faire du bien. Essayez et vous m'en direz des nouvelles.

Environnement sonore : Chacun a son habitude pour être mieux concentré au travail, si certains aiment entendre le bruit naturel de dehors, d'autres préfère entendre de la musique douce ou être dans un calme total. C'est à vous d'adapter votre bureau à vos attentes.

 Plan journalier : C'est important d'avoir des plans journaliers qui découlent de votre plan hebdomadaire ou mensuel, selon votre mode de planification. Pour rappel, c'est toujours important d'avoir un plan général, une visibilité globale, qui est découlé en plans journaliers. Cela vous permet de mieux gérer votre temps de travail et vos objectifs journaliers.

Priorités : La tentation de distraction est haute donc il faut surtout se focaliser sur les priorités dans le plan journalier avant d'attaquer les petites activités annexes mangeurs de temps.

 Respect du temps de travail : La gestion du temps est un des gros défis du télétravail. Si vous êtes trop distraits et que vous prenez d'autres temps pour finir vos tâches, ce ne sera pas bon pour votre santé. Si vous ne compensez pas, vous risquez d'être moins performant. L'idéal au fait est d'appliquer les mêmes rythmes qu'au bureau. Vous commencez à des heures précises, 8h00 par exemple pour moi et de terminer à des heures précises, 12h00 pour moi. il faut vous accordez des pauses après des tranches de 2 heures de concentration.

S'éloigner des distractions : Il y a beaucoup plus de distractions à la maison : les enfants qui pleurent/ font du bruit, les réseaux sociaux, un invité arrivé à l'improviste, le facteur/ livreur, la télévision, etc. Certains sont maitrisables (éteindre les notifications des réseaux sociaux par exemple) mais d'autres demandent de l'adaptation et/ ou des communications avec des messages clairs.

 Socialisation : Nous sommes des humains et nous avons besoin de contacts. C'est important et nous vous suggérons de prendre 30 minutes par jour pour appeler vos autres collègues, discuter de votre entreprise et de votre activité. Cela ne peut pas compenser les relations sociales en entreprise mais il permet toutefois d'échanger, d'obtenir des feed-backs et d'être informé de l'évolution de l'entité.

Avantages

Travailler en mode home office présente des avantages comme :

➔ une réduction des charges et dépenses de l'employeur liées aux espaces de travail, loyers, mobiliers de bureau, etc.

➔ une baisse du taux d'absentéisme et de retard,

➔ la suppression du temps de transport pour l'employé,

➔ une hausse de la flexibilité qui devrait entrainer, si bien gérée, une hausse de l'efficacité et de la productivité. Le télétravailleur peut mieux gérer son temps, ce qui diminue le stress.

➔ un sentiment de liberté : Quand l'objectif est atteint et que le travail est fait, on peut s'accorder des moments de détente. Libre à chacun de définir ses horaires de travail.

➔ une participation au bilan carbone.

Inconvénients 

Le télétravail présente également des désavantages :

➔ Télétravail rime avec équipement de l'employé. Dans le contexte malagasy, le coût de l'internet reste encore élevé et chaque ménage n'a pas d'abonnement internet illimité. Ceci implique un investissement supplémentaire de l'employeur en internet, mais également en matériels informatiques adaptés, en server cloud (protection de données, etc.

➔ La perturbation de la fourniture d'électricité dans certains quartiers rend parfois le télétravail très compliqué. Le travailleur nomade doit se déplacer pour pouvoir continuer à travailler. Ceci implique qu'il faut avoir la possibilité d'être mobile avec les matériels informatiques.

➔ Les modes de contrôle traditionnels sont souvent difficiles à appliquer. Les entreprises peuvent être emmenées à investir dans d'autres systèmes digitaux de suivi et contrôle des activités. Des soucis de communication interne peuvent avoir lieu. Et enfin, ceci peut diminuer le principe d'autorité.

➔ La culture d'entreprise peut être compromise si le télétravail est très poussé et que les salariés ne se côtoient plus.

➔ Les espaces de travail et de vie peuvent être mélangés.

➔ La solitude qui peut entrainer des maladies telles que la schizophrénie, la sédentarité (risque accru de dépression) et/ ou d'autres maladies mentales. Un sentiment d'isolement social et professionnel peut s'installer très vite.

N'hésitez pas à mettre en commentaires vos avis et feed-backs.

La sédentarité se définit comme le temps passé assis ou allongé pendant la période dʼéveil, entre le lever et le coucher. Elle est considérée comme un problème de santé publique mondial par l'Organisation mondiale de la santé (OMS), qui considère que la sédentarité prend une part croissante dans le mode de vie actuel en raison d'un manque de pratique de l’exercice physique pendant les temps de loisirs, mais aussi d'une augmentation des comportements sédentaires au cours des activités professionnelles et domestiques.